കലക്ടറേറ്റ് ഈ മാസത്തോടെ ഇ ഓഫീസാകും

കോഴിക്കോട്: കലക്‌ട്രേറ്റ് ഈ മാസം ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിലാകും. ഇതിനായുള്ള നടപടികള്‍ ത്വരിത ഗതിയില്‍ നടന്നു വരികയാണ്. കഴിഞ്ഞ മാര്‍ച്ച് മാസത്തോടെ കലക്‌ട്രേറ്റ് ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിലാക്കുന്നതിനാണ് ലക്ഷ്യമിട്ടതെങ്കിലും നിയമസഭാ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് കാരണം നീണ്ട് പോകുകയായിരുന്നു.
ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിനായി പുതുതായി നൂറ് സിസ്റ്റങ്ങള്‍ വാങ്ങേണ്ടതുണ്ട്. അതിനുള്ള ടെന്‍ഡര്‍ നടപടികളായിട്ടുണ്ട്. ജില്ലയില്‍ നേരത്തേ ഇ ഡിസ്ട്രിക്ട് പദ്ധതി നടപ്പാക്കിയിരുന്നു. കോഴിക്കോട് ഉള്‍പ്പെടെ സംസ്ഥാനത്തെ ഏഴ് കലക്‌ട്രേറ്റുകളാണ് ആദ്യഘട്ടത്തില്‍ ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിലേക്ക് മാറുന്നത്.
കണ്ണൂര്‍, വയനാട്, മലപ്പുറം, എറണാകുളം, കോട്ടയം, പത്തനംതിട്ട എന്നിവയാണ് ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനം ഒരുക്കുന്ന മറ്റ് ജില്ലകള്‍. കണ്ണൂരില്‍ പരീക്ഷണാടിസ്ഥാനത്തില്‍ ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനം നടപ്പാക്കിയിരിക്കുകയാണ്. കണ്ണൂരില്‍ സബ് കലക്ടറുടെ ഓഫീസും ഇ സംവിധാനത്തില്‍ കൊണ്ടുവരുന്നുണ്ടെങ്കിലും കോഴിക്കോട് കലക്‌ട്രേറ്റ് മാത്രമാണ് ആദ്യഘട്ടത്തില്‍ സംവിധാനം വരുന്നത്. സംവിധാനം നിലവില്‍ വരുന്നതോടെ പ്രസ്തുത സെക്ഷനുകള്‍ വഴിയുള്ള സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസ് സംബന്ധമായ മുഴുവന്‍ ഫയല്‍ നീക്കങ്ങളും ഓണ്‍ലൈന്‍ വഴിയാകും.
റവന്യൂ വകുപ്പില്‍നിന്ന് മറ്റ് വിവിധ വകുപ്പുകളിലേക്കും സെക്രട്ടേറിയറ്റിലേക്കുമുള്ള ഫയലുകള്‍ പ്യൂണോ, മറ്റ് ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥരോ നേരിട്ടോ തപാല്‍ വഴിയോ എത്തിക്കുകയെന്ന നിലവിലുള്ള രീതി ഇതോടെ മാറും. ഒരു ഫയല്‍ അയച്ച് ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ പരിശോധിച്ച് തിരിച്ചുവരാന്‍ ദിവസങ്ങളും മാസങ്ങളും എടുക്കാറുണ്ട്. ഇതിനുപകരം ഫയലുകള്‍ ഓണ്‍ലൈനിലൂടെ എത്തിച്ചു വേഗത്തില്‍ തീര്‍പ്പുണ്ടാക്കാനും ജനങ്ങള്‍ക്കു വിവിധ വകുപ്പുകളില്‍നിന്ന് ലഭിക്കേണ്ട ആനുകൂല്യങ്ങളും മറ്റും കാലതാമസമില്ലാതെ ലഭ്യമാക്കുന്നതിനും ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനം വഴിയൊരുക്കും. നാഷനല്‍ ഇന്‍ഫോര്‍മാറ്റിക്‌സ് സെന്ററാണ് ഇതിനുള്ള സോഫ്റ്റ്‌വേര്‍ തയാറാക്കുന്നത്. ഐ ടി മിഷന്‍ വഴിയാണ് സംവിധാനം നടപ്പാക്കുന്നത്. ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനം ഒരുക്കുന്നതിന് മുന്നോടിയായി ഫയലുകള്‍ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ജീവനക്കാരുടെ മുഴുവന്‍ ഇ- മെയില്‍ വിലാസവും ശേഖരിച്ചിരുന്നു. ഫയലില്‍ അംഗീകാരം നല്‍കാനുള്ള ഡിജിറ്റല്‍ സിഗ്‌നേച്ചറും ലഭ്യമാക്കി. നിലവില്‍ സെക്രട്ടേറിയറ്റിലും ധനവകുപ്പിലുമാണ് ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനമുള്ളത്. തിരുവനന്തപുരത്തെ ഡാറ്റാ ബേസ് ആപ്ലിക്കേഷനിലൂടെയാണ് ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനം പ്രവര്‍ത്തിക്കുക. നെറ്റ് വര്‍ക്ക് വൈഡ് ഏരിയയിലൂടെയാണ് ഫയല്‍ സംബന്ധമായ വിവരങ്ങള്‍ ലഭ്യമാവുക.
ഇ സംവിധാനം നിലവില്‍ വരുന്നതിന് മുന്നോടിയായി ജീവനക്കാര്‍ക്ക് അടുത്ത് തന്നെ പരിശീലനം നല്‍കും. രണ്ടാംഘട്ടം ജീവനക്കാരുടെ അവധി, യാത്ര, നിയമനം സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങള്‍, ശമ്പളം, ലോണ്‍, സര്‍ക്കാര്‍ ചട്ടങ്ങള്‍, ഉത്തരവുകള്‍ തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങളും ഇ ഓഫീസ് വഴി ലഭ്യമാകും. ഫയലുകളില്‍ സംശയമുണ്ടെങ്കില്‍ എളുപ്പത്തില്‍ കണ്ടെത്തി പരിശോധിക്കാനും യോഗങ്ങള്‍ സംബന്ധിച്ച കാര്യങ്ങള്‍ അറിയിക്കാനും എസ് എം എസ് അടക്കമുള്ള സംവിധാനങ്ങളും ഇതില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. നിര്‍ദേശങ്ങള്‍ നല്‍കാനും ഫയലുകളില്‍ എടുത്ത തീരുമാനങ്ങളിലെ സംശയങ്ങള്‍ ദുരീകരിക്കാനും മേലുദ്യോഗസ്ഥരെയും മറ്റും ഫയല്‍ കാണിച്ചു സംശയനിവാരണം നടത്താനും ഫയലുകള്‍ ഡിജിറ്റലൈസ്ഡ് ചെയ്തു സൂക്ഷിക്കാനും ഇ ഓഫീസിലൂടെ സാധിക്കും. വിവിധ യോഗങ്ങളിലെ നിര്‍ദേശങ്ങള്‍ നല്‍കാനും ഫയലുകളിലെടുത്ത തീരുമാനങ്ങളിലെ സംശയനിവാരണത്തിനും മറ്റുമായി ഫയലുകള്‍ ഡിജിറ്റലൈസ്ഡ് ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കാനും ഇ ഓഫീസിലൂടെ സാധിക്കും.
പേപ്പര്‍ ലെസ് ഓഫീസ് എന്നതാണ് ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിലൂടെ ലക്ഷ്യമിടുന്നത്.